Excel, WhatsApp e carta: quanto costa all'impresa edile

Prima cosa: Excel non è il nemico

Mettiamola subito in chiaro. Excel è uno strumento straordinario e chi lo sa usare bene fa cose che nessun software gli farebbe fare.

WhatsApp è il canale più veloce del mondo per dire una cosa a chi è sul posto, con le mani sporche e i guanti addosso. Non richiede formazione, ce l'hanno tutti, funziona anche con due tacche di segnale.

La carta resiste alla polvere, alla pioggia e alla batteria scarica. Un foglio in tasca al capo squadra è il supporto più affidabile che esista in cantiere.

Tutti e tre sono gratis o quasi. Li usano tutti. Se ti hanno portato fin qui, hanno fatto il loro lavoro.

Questo pezzo non è contro di loro. È il conto di cosa succede quando sono tre pezzi separati che non si parlano mai.

Una giornata tipo, dalle 7:00 alle 21:00

• ✓7:00 — Passi in cantiere. Il capo squadra ti dice a voce che serve altro materiale. Te lo segni sul palmo della mano.
• ✓8:20 — Il cliente della villa chiama: vuole spostare una presa e aggiungere un punto luce. Dici di sì. Nessuno lo scrive da nessuna parte.
• ✓10:15 — Arriva un DDT. Il fornitore lo lascia in mano all'operaio. Finisce sul cruscotto del furgone, sotto due giubbotti.
• ✓12:30 — Foto del pilastro nel gruppo «Cantiere Rossi». Sotto arrivano quaranta messaggi su chi porta il caffè.
• ✓15:00 — Il geometra chiede a che punto è il secondo piano. Fai tre telefonate per riuscire a rispondergli.
• ✓18:45 — Apri il file «preventivo_Rossi_v4_DEF_ok_finale.xlsx». Non sei sicuro che sia quello che il cliente ha firmato.
• ✓21:10 — A tavola provi a ricostruire le ore della settimana. Ti mancano due giorni e nessuno risponde più al telefono.

Dove si rompe il sistema a tre pezzi

Il guasto non è mai clamoroso. Non c'è il giorno in cui «Excel si è rotto».

Si rompe in silenzio, ogni volta che un'informazione passa da un pezzo all'altro e per strada perde qualcosa. Il passaggio è sempre una persona stanca, di sera, che si ricorda a metà.

Quattro punti di rottura tornano in ogni impresa, uguali, dal Piemonte alla Sicilia.

Cosa fa bene ogni pezzo e dove si rompe

La variante che nessuno ha scritto

Il cliente ti ferma in cantiere e chiede una modifica. Piccola, dice lui. Tu dici di sì, perché è ragionevole e perché sei lì.

La modifica costa mezza giornata di due uomini più il materiale. Nessuno apre una variante. Nessuno la mette in un preventivo.

A fine lavori quel costo c'è. Lo hai pagato tu, in busta paga e in fattura fornitore. Nel prezzo concordato non c'è.

Quando ci provi, il cliente ti guarda male: «ma era una cosa da niente». E ha ragione lui, perché non esiste un pezzo di carta che dica il contrario.

Non è una variante persa. Sono cinque o sei varianti perse a cantiere, ogni cantiere, tutto l'anno.

La foto sepolta sotto duecento messaggi

Il capo squadra fotografa la posa dell'impermeabilizzazione. La manda nel gruppo. Fa la cosa giusta.

Otto mesi dopo il cliente segnala un'infiltrazione e dice che è colpa tua. Tu sai di aver fatto le cose per bene e sai che esiste una foto.

A quel punto cominci a scorrere la chat. Duecento messaggi, cinquanta foto, tre gruppi diversi perché a un certo punto ne avevate creato uno nuovo. Il telefono di chi l'ha scattata è stato cambiato a Natale.

La foto probabilmente esiste ancora, da qualche parte. Non la trovi. Che, in una discussione, equivale esattamente a non averla mai scattata.

Un rapportino di cantiere con le foto agganciate al giorno e alla commessa serve a questo. Non a fare burocrazia: a poter dimostrare, otto mesi dopo, cosa avevi fatto e quando.

Le ore ricostruite a memoria

Questa è la più costosa delle quattro e nessuno la conta mai.

A fine mese qualcuno deve mettere insieme le presenze. Guarda i messaggi, chiama i capi squadra, ricostruisce. «Martedì eravate al Rossi o al Bianchi?».

Esce un numero, e quel numero va in busta paga. Sul totale delle ore di solito ci prendi. Su quale cantiere se le è mangiate, molto meno.

È un problema doppio. Perdi le ore da recuperare, perché nessuno ricorda gli straordinari del 14. E perdi il costo per commessa, che è l'unico modo per sapere se un lavoro guadagna.

Senza ore per cantiere non hai margine per cantiere. E senza margine per cantiere stai facendo preventivi a sentimento da anni, anche se ti sembra di avere il polso della situazione.

Il DDT che finisce sul cruscotto

Il fornitore consegna in cantiere. L'operaio firma. Il documento resta lì.

Con un po' di fortuna arriva in ufficio dopo dieci giorni, piegato in quattro. Con meno fortuna sparisce del tutto.

Poi arriva la fattura del fornitore e nessuno può controllare se quello che c'è scritto è quello che è arrivato davvero. Si paga e basta, perché è più veloce che discutere.

Così il materiale ordinato in eccesso non lo scopri mai. Il materiale addebitato due volte nemmeno. E la quota di materiale che è finita su un altro cantiere resta un mistero che non risolverai.

Ogni DDT perso è un pezzo di costo che non riesci più a mettere sotto la commessa giusta.

Facciamo il conto, con ipotesi dichiarate

Adesso mettiamo dei numeri. Prima però le regole, così puoi rifare il conto con i tuoi.

Queste non sono statistiche di settore. Sono ipotesi, tenute basse di proposito, su un'impresa da cinque a dieci persone con due o tre cantieri aperti.

Ipotesi uno: chi fa questo lavoro amministrativo costa 25 euro l'ora, tra lordo e contributi. Se lo fai tu vale molto di più, ma teniamo basso.

Ipotesi due: si lavorano 48 settimane l'anno.

Ipotesi tre: contiamo solo il tempo speso a ricostruire e ricopiare. Non contiamo gli errori, che costano di più.

Se nella tua azienda i numeri sono diversi, cambiali e rifai la moltiplicazione. Il metodo resta quello.

Fai la stessa cosa con le ore. Se il tempo che ci perdi sono sei ore a settimana e non quattro, il totale cresce della metà. Se lo fai tu di sera invece che un impiegato, il costo orario è ben più alto di venticinque euro.

Quanto costa davvero il sistema a tre pezzi (stima)

E questa è la parte piccola del conto

Quattromilaottocento euro l'anno di puro tempo. Fastidioso, ma sopportabile.

Il problema è che il tempo è la voce meno cara delle due. La voce cara è quello che non vedi.

Cinque varianti non fatturate a cantiere, su tre cantieri, a qualche centinaio di euro l'una. Le ore di sabato che nessuno ha segnato. Il materiale pagato due volte perché mancava il DDT. Il cantiere che è andato in perdita e te ne sei accorto al saldo.

Qui non ti do una cifra, perché sarebbe inventata. Te la dai tu.

Prendi l'ultima commessa chiusa. Elenca tutto quello che hai fatto e non hai fatturato. Somma. Poi moltiplica per il numero di lavori che chiudi in un anno. Quel numero, quasi sempre, è più grande dell'intero costo amministrativo.

Il cantiere che sembrava andato bene

Prendi un lavoro qualsiasi degli ultimi due anni. Uno di quelli che ricordi come andati bene.

Preventivo a corpo, cifra tonda, cliente contento, saldo incassato senza discussioni. Nella tua testa quel cantiere è in attivo e ci resterà per sempre.

Adesso prova a ricostruirlo sul serio. Quante ore ci sono andate dentro, comprese le due domeniche di aprile. Quanto materiale è uscito davvero, compreso quello preso di corsa dal ferramenta sotto casa. Le tre modifiche chieste a voce dal cliente. I due giorni in cui la squadra è rimasta ferma ad aspettare l'elettricista.

Non ci riesci. E non perché sei disordinato: perché quei dati non sono mai stati scritti in un posto solo.

Ecco il danno vero del sistema a tre pezzi. Non ti fa perdere soltanto tempo. Ti toglie la possibilità di sapere se stai lavorando bene o male.

E quella cifra tonda la rifarai identica al prossimo cliente, perché è l'unica cosa che ti sei ricordato di quel cantiere.

Quando i tre pezzi bastano ancora

Adesso la parte onesta, quella che quasi nessuno scrive.

Se sei da solo o siete in due, e fai un lavoro per volta, il sistema a tre pezzi va benissimo. La memoria di una persona regge un cantiere alla volta senza sforzo. Non ti serve altro e chi ti dice il contrario ti sta vendendo qualcosa.

Regge ancora bene se lavori quasi sempre con lo stesso committente, con prezzi a corpo che conosci a memoria. E regge se le persone in cantiere sono le stesse da anni, perché il passaggio di informazioni funziona senza doverlo scrivere.

Cambiare strumento in queste condizioni è tempo tolto al lavoro. Non farlo perché lo fa il tuo concorrente.

Il punto di rottura non è una data sul calendario. È quando smetti di riuscire a tenere tutto in testa.

Come uscirne per gradi (non «compra un software»)

La risposta sbagliata è comprare un gestionale lunedì e pretendere che martedì sia tutto a posto. Finisce che dopo due settimane sono tutti tornati su WhatsApp e tu hai un abbonamento in più.

La risposta giusta parte dal metodo. Prima decidi come devono girare le informazioni, poi scegli lo strumento che le fa girare da solo.

Primo: una regola sola, tenuta per trenta giorni. Le ore si scrivono ogni giorno con sopra il nome del cantiere. Puoi farlo anche su carta, all'inizio. Serve a creare l'abitudine, non a creare un archivio.

Secondo: una fonte sola per ogni tipo di informazione. Le foto stanno in un posto e uno solo. I documenti pure. WhatsApp può restare per il «vieni qui che ti faccio vedere», ma smette di essere l'archivio aziendale.

Terzo: solo a questo punto lo strumento. E lo strumento serve a fare una cosa precisa: far entrare il dato una volta sola, dove nasce, e ritrovarselo già attaccato alla commessa giusta. Se ti fa reinserire le cose a mano, hai comprato un altro Excel con l'abbonamento.

Su cosa cambia in pratica tra un foglio e un gestionale di cantiere abbiamo scritto qui: l'alternativa a Excel per i cantieri e il confronto diretto Edilizia in Cloud contro Excel.

Cosa cambia davvero il giorno dopo

Non aspettarti la rivoluzione. Aspettati due cose concrete.

La prima: smetti di ricostruire. Il venerdì sera le ore ci sono già, con sopra il cantiere. Il lunedì non devi telefonare a nessuno per sapere a che punto sei.

La seconda: cominci a scoprire i problemi mentre puoi ancora risolverli. Un cantiere che va storto lo vedi alla terza settimana e non al saldo. È la differenza tra decidere e prendere atto.

Il resto viene da sé. Quando i costi stanno tutti sotto la commessa giusta, il preventivo successivo lo fai sui tuoi numeri veri e non su quelli che ti ricordi.

C'è poi una terza cosa, e non è un numero. In ufficio smettono di chiamarti per ogni domanda. Se il dato sta scritto dove tutti lo vedono, la risposta non deve passare per forza da te.

È il primo passo vero verso il delegare. Non puoi affidare un cantiere a qualcuno se le informazioni per governarlo stanno solo nella tua testa.

Non è tecnologia. È solo smettere di far passare ogni informazione attraverso la tua memoria.

Domande frequenti