Chi controlla davvero i numeri della tua impresa edile?

Il commercialista fa un altro mestiere (e lo fa bene)

Non è un attacco al tuo commercialista. Fa esattamente quello per cui lo paghi.

Il suo lavoro è chiudere l'anno, calcolare le imposte, tenere l'azienda in regola davanti all'Agenzia delle Entrate. Lavora su fatture emesse, fatture ricevute e movimenti bancari. Cioè su documenti che nascono dopo, quando il lavoro è già finito e i soldi sono già usciti.

Il problema è un altro. Tu pensi che, siccome «i conti li tiene il commercialista», qualcuno stia guardando i margini. Non è così. Nessuno sta guardando i margini mentre i cantieri sono aperti.

È come avere un collaudatore bravissimo e nessun capocantiere. Il collaudo ti dice se il muro è storto. Non ti impedisce di tirarlo su storto.

Chi fa cosa con i numeri della tua impresa

Tre ruoli, tre orologi diversi

Guarda la colonna delle tempistiche. Il buco è tutto lì.

Il commercialista lavora a mesi di distanza. Il consulente del lavoro lavora sul mese appena chiuso. Il controllo di gestione dovrebbe lavorare su questa settimana.

Un cantiere da tre mesi comincia a perdere soldi nella seconda settimana. Se il primo segnale arriva a maggio dell'anno dopo, hai perso quattordici mesi. Il cantiere è chiuso, la squadra è altrove, il cliente ha già pagato il saldo.

Non puoi recuperare margine su un lavoro finito. Puoi solo prenderne atto e scrivertelo da qualche parte.

La scena del bilancio di maggio

Va più o meno così, ogni anno.

A maggio arrivi in studio. Il commercialista ti stampa il bilancio dell'anno prima. Utile: quarantaduemila euro su un milione e quattro di fatturato. Tu te ne aspettavi il doppio.

Gli chiedi dove sono finiti i soldi. Lui apre il conto economico e ti mostra i costi per categoria. Materiali, personale, servizi, noli. Tutto corretto, tutto certificato, tutto inutile per quello che ti serve.

Perché tu non hai chiesto quanto hai speso in materiali. Tu volevi sapere quale cantiere te li ha mangiati.

Quella risposta nel bilancio non c'è e non ci sarà mai. Il bilancio somma tutta l'azienda in un numero solo. I sei cantieri dell'anno prima diventano un impasto unico. Quello che ha reso il 22% e quello che ha chiuso sotto zero si annullano a vicenda, e tu non lo saprai mai.

Esci dallo studio con un utile in mano e senza una spiegazione. Poi il ciclo ricomincia, uguale.

I 4 numeri che nessuno ti dice

Il controllo di gestione di un'impresa edile sta in quattro numeri. Non ne servono cinquanta, non serve un cruscotto pieno di grafici.

Sono quattro numeri che il commercialista non può darti, perché nascono in cantiere e non in fattura. Devono uscire dalla tua azienda, non dal suo studio.

I quattro numeri, in ordine di importanza

• ✓Margine della commessa aperta: quanto stai guadagnando adesso su ogni cantiere in corso, non a lavori finiti
• ✓Cassa a 90 giorni: quanto entra e quanto esce nelle prossime dodici settimane, con le date vere
• ✓Ore lavorate e mai fatturate: il lavoro che hai regalato senza accorgertene
• ✓Scostamento preventivo-consuntivo: di quanto hai sbagliato la stima, voce per voce

1. Margine della commessa aperta

È il numero che conta di più e quasi nessuno ha.

Si calcola così: quanto hai maturato su quel cantiere, meno le ore realmente lavorate, meno i materiali usciti dal magazzino, meno noli e subappalti. Poi lo confronti con il margine che avevi messo nel preventivo.

Se lo guardi ogni lunedì, un cantiere che scivola te lo dice in tre settimane. Hai ancora spazio per rifare la squadra, fermare un ordine, chiedere la variante prima di eseguirla.

Se lo guardi a fine lavori, hai solo un numero da rimpiangere. La differenza tra le due cose è tutta qui: nel primo caso decidi, nel secondo subisci.

Su come si leggono davvero questi numeri abbiamo scritto un pezzo a parte: analisi dei margini in un'impresa edile.

2. Cassa a 90 giorni

Un'impresa edile quasi mai chiude per mancanza di lavoro. Chiude perché in un mese storto non ha i soldi per pagare le buste paga.

Il numero da avere è semplice. Quanto entra e quanto esce nelle prossime dodici settimane. Fatture da incassare con le date vere, non con quelle sperate. Fornitori, stipendi, F24, rate dei mezzi, ritenute.

Quasi tutte le imprese scoprono il problema a due settimane di distanza. Troppo tardi per fare qualcosa di elegante, e allora si chiama la banca di corsa.

Con 90 giorni davanti hai tempo. Puoi anticipare una fattura, spostare un ordine, sollecitare un cliente lento, parlare col direttore prima di averne bisogno.

Se la cassa non ti torna mai e non capisci perché, il motivo di solito è sempre lo stesso: perché la cassa di un'impresa edile non torna.

3. Ore lavorate e mai fatturate

Questo è il buco più silenzioso di tutti, perché non lascia tracce.

Un operaio torna in cantiere il sabato per finire una cosa. Il capo squadra manda due uomini a sistemare un dettaglio chiesto dal cliente a voce. Nessuno apre una variante. Nessuno segna niente da nessuna parte.

A fine anno quelle ore ci sono, eccome. Sono dentro il costo del personale. Nel fatturato invece non ci sono.

Il calcolo è banale, se registri le ore per commessa. Ore totali meno ore coperte da preventivo o da variante firmata. Quello che resta è lavoro regalato.

Fai il conto sulla tua azienda. Dieci persone, due ore a settimana a testa, quarantotto settimane: sono quasi mille ore. Moltiplicale per il tuo costo orario pieno e guarda il numero che esce. È il tuo utile, uscito dalla porta di servizio.

4. Scostamento preventivo-consuntivo

È l'unico numero che ti insegna a fare preventivi migliori. Gli altri tre difendono i soldi di oggi, questo difende quelli dell'anno prossimo.

A fine commessa metti il preventivo firmato accanto al consuntivo reale. Voce per voce, non solo il totale. Dove hai sbagliato la stima? Manodopera? Ponteggi? Smaltimento? Trasferte?

Fallo su dieci lavori di fila e vedrai uscire un ritmo. Quasi sempre sbagli la stessa voce, sempre nella stessa direzione, sempre della stessa percentuale.

Da quel momento il tuo preventivo non è più fatto a naso. È fatto sui tuoi numeri, non su quelli del prezzario.

E si sente in trattativa. Chi conosce il proprio consuntivo tratta con calma, perché sa esattamente dove può scendere e dove no.

Come costruisci un controllo minimo senza assumere nessuno

Non ti serve un controller. Ti servono un'ora fissa a settimana e tre regole rispettate sempre.

Prima regola: le ore si registrano per commessa, non per mese. «Ottanta ore a marzo» non ti dice niente. «Ottanta ore sul cantiere Rossi» ti dice tutto. Se non hai il dato per cantiere non hai niente, perché tutti gli altri numeri poggiano su questo.

Seconda regola: ogni costo ha sopra il nome di un cantiere. Fattura fornitore, nolo della piattaforma, DDT, trasferta, discarica. Se non sai a quale commessa attribuirlo, chiedilo il giorno stesso, non sei mesi dopo quando nessuno ricorda più niente. È il senso stesso della gestione per commessa.

Terza regola: il lunedì mattina si guardano i numeri. Un'ora, sempre quella, prima che cominci a squillare il telefono. Non «quando c'è tempo», perché tempo non ce n'è mai e lo sai.

Con queste tre regole hai già la gran parte del controllo di gestione che serve a un'impresa edile da 5 a 30 persone. Tutto il resto è raffinatezza.

Il controllo minimo: cosa guardi e ogni quanto

Quando serve un software e quando basta un metodo

Domanda onesta, risposta onesta.

Se hai uno o due cantieri per volta e lavori con due persone, un foglio tenuto bene basta. Il metodo conta più dello strumento. Chi compra un gestionale senza avere il metodo si ritrova un archivio vuoto e la sensazione di aver buttato dei soldi.

Il foglio smette di bastare quando succede una di queste cose. I cantieri aperti diventano più di tre. Le persone in cantiere diventano più di cinque. Le ore le registra qualcun altro al posto tuo. I costi arrivano da fornitori diversi in giorni diversi.

A quel punto il problema non è più fare il conto. È tenere aggiornato il conto. E un dato che arriva con dieci giorni di ritardo non è un dato: è un ricordo.

Lì serve uno strumento che raccolga i numeri da solo mentre lavori. Ore timbrate dal cantiere, costi agganciati alla commessa nel momento in cui arrivano, margine che si aggiorna da sé. Non per avere grafici belli da mostrare in banca. Per non dover ricostruire niente il lunedì mattina.

Le quattro obiezioni che sento sempre

«Io i miei numeri li so a memoria». Li sai finché i cantieri sono due. Al quarto la memoria smette di essere un archivio e diventa una scommessa. E soprattutto non la puoi delegare a nessuno.

«Non ho tempo per queste cose». Il tempo lo stai già spendendo, solo in un altro momento e con meno gusto. Lo spendi a maggio in studio dal commercialista e le sere in cui provi a capire dove sono finiti i soldi di un lavoro chiuso. Un'ora prima costa sempre meno di una giornata dopo.

«Tanto alla fine i conti tornano». Tornano sull'anno intero, perché i cantieri buoni coprono quelli storti. Il problema è che senza il dettaglio non sai quali sono i buoni. Così continui a inseguire il tipo di lavoro che ti fa perdere soldi, convinto che sia il tuo pane.

«Ci penserà mio figlio quando entra in azienda». Entrerà in un'azienda dove nessuno sa quanto rende un cantiere. Gli stai lasciando il fatturato e non il metodo per difenderlo.

Chi deve tenere in mano questo lavoro

Nelle imprese da 5 a 30 persone la risposta è quasi sempre una sola: tu.

Non perché sei il più bravo con i numeri. Perché sei l'unico che può decidere qualcosa dopo averli letti. Un impiegato può preparare i dati e tenerli in ordine. La decisione di fermare un cantiere che perde la prendi tu, e la prendi solo se hai guardato.

Quando l'azienda cresce puoi passare la preparazione all'amministrazione. La lettura resta tua, sempre. Un titolare che non sa dire a memoria come sta andando la commessa più grossa non sta guidando l'azienda: la sta accompagnando dove vuole andare lei.

E se ti sembra tempo tolto al cantiere, fai il conto al contrario. Quanto ti è costato l'ultimo lavoro andato male che hai scoperto troppo tardi? Quell'ora del lunedì costa molto meno.

Domande frequenti